Sachverhalt/Begründung:
Für das Gemeindezentrum Elmenhorst soll eine neue Nutzungs- und
Entgeltordnung ausgestaltet und durch die Gemeindevertretung beschlossen
werden. Neben einer Überprüfung der festgesetzten Entgelte und Nutzungszeiten
soll auch überprüft werden, welche Räume in welchem Umfang einer Vermietung an
Dritte zur Verfügung gestellt werden. Insbesondre soll die Regelung zu den
sogenannten Kulturgruppen überprüft werden.
Entgelt:
Bei der Festsetzung der Entgelte für die Überlassung von Räumlichkeiten
im Gemeindezentrum sind die anfallenden Kosten zu berücksichtigen. Die
vorliegende Berechnungsmethode wird zur Berechnung von Nutzungsgebühren
verwendet, welche im Rahmen von Gebührensatzungen festgesetzt werden, welche
dem öffentlichen Recht unterliegen. Die Festsetzung und Erhebung von Entgelten
erfolgen auf privatwirtschaftlicher Grundlage und unterliegen dadurch nicht so
strengen gesetzlichen Vorgaben. Die Gemeinde unterliegt bei Ihrem Handeln dem
Wirtschaftlichkeitsgebot.
In der Berechnung werden alle anfallenden Kosten, Abschreibungswerte,
kalkulatorische Zinsen auf eingesetztes Eigenkapital sowie zurechenbaren
Gemein- und Sachkosten für Personal und Ausstattung bis zur Sachbearbeiterebene
des Amtes berücksichtigt. Die Berechnung erfolgt auf die durchschnittlichen Kosten
der Jahre 2018-2020, welche flächenmäßig auf die jeweiligen Räume verteilt
wurden, sowie der im Jahr 2019 festgestellten Vermietung. Folgende
erforderlichen Entgelte können festgestellt werden:
Gemeinderaum 1: 6,21 €/h
Gemeinderaum 2: 5,23 €/h
Gemeinderaum 3: 6,28 €/h
Kleiner Saal: 11,76 €/h
Großer Saal: 33,78 €/h
Diese Entgelte würden bei den Vermietungszeiten aus 2019 die Kosten, die
auf den jeweiligen Raum entfallen, vollständig refinanzieren. Zu
berücksichtigen ist allerdings, dass die Räume im Gemeindezentrum auch durch
die Gemeinde selbst in einem nicht unerheblichen Umfang genutzt werden. Demnach
sollte die Festsetzung von Entgelten zulässig sein, welche keine vollständige
Refinanzierung zur Folge haben. Eine Erhöhung oder Reduzierung der bislang
festgestellten Entgelte könnte ebenfalls Gegenstand der Beschlussfassung sein.
Aufgrund einer gestiegenen Nachfrage im Jahr 2021 für Hochzeitgesellschaften
könnte eine Erhöhung der Saalpreise vorgenommen werden. Ausdrücklich empfiehlt
die Verwaltung im Folgenden, die Vereinbarungen zu den Kulturgruppen gänzlich
zu ändern.
Umsatzsteuer:
Die Überlassung der Räume stellt, nach jetzigem Stand, i. d. R. eine
umsatzsteuerbefreite Leistung dar. Da jedoch nicht auszuschließen ist, dass
besondere Umstände einen Überlassungsvertrag der besonderen Art erforderlich
machen würde, muss zwingend die Regelung zur Umsatzsteuer aufgenommen werden,
da anderenfalls Vermietungen, die eine Umsatzsteuerpflicht auslösen, nicht ohne
einen gesonderten Beschluss der Gemeindevertretung vorgenommen werden könnten.
Vermietungsumfang:
Ob weiterhin alle Räume für die Vermietung im Allgemeinen und im
speziellen an Feiergesellschaften zur Verfügung gestellt werden sollen, könnte
ebenfalls Gegenstand der Beschlussfassung sein. Vorstellbar wäre eine
Begrenzung der ganztägigen Vermietung an Feiergesellschaften auf die Säle zu
beschränken. Eine „Kaffeegesellschaft“ könnte jedoch weiterhin in den
Gemeinderäumen 1-3 ausgerichtet werden. Auch eine mehrtägige Buchung für
Lehrgänge o. ä könnte weiterhin in den Gemeinderäumen möglich sein.
Gegebenenfalls sollte eine Begrenzung auf eine abendliche Feiergesellschaft pro
Tag vorgenommen werden.
Derzeit wird der Große Saal des Gemeindezentrums auch für
Präventionssport, Krabbelgruppen u. ä. genutzt. Möglicherweise sollte ein
Stundentarif eingeführt werden.
Kulturgruppen:
Derzeit sind für sogenannte Kulturgruppen besondere Regelungen getroffen
worden:
Bei Abschluss eines
Nutzungsvertrages über einen Raum mit einer gemeindeansässigen Kulturgruppe
beträgt das Nutzungsentgelt pauschal einmalig 24,00 EUR pro Person und Jahr
(entsprechend 2,00 EUR/Monat) und ist vierteljährlich zu entrichten.
Diese Regelung ist in der Praxis äußerst schwierig umsetzbar und ist mit
großen Rechtsunsicherheiten verbunden. Ein schriftlicher Vertrag für eine
derartige Kulturgruppe wird mit einer natürlichen Person abgeschlossen. Diese
ist für die Vertragserfüllung verantwortlich. Es ist nicht klar, wie hoch das
tatsächliche Nutzungsentgelt sein wird. Eine Mahnung für nicht entrichtete
Entgelte ist somit unmöglich. Des Weiteren ist es bereits vorgekommen, dass
diese natürliche Person verstorben ist. Der Vertrag dürfte gemäß den
gesetzlichen Bestimmungen auf die Erben übergehen. Dies wird allerdings in der
Praxis nicht realisiert. Es erfolgen ggf. weiterhin Einzahlungen und die
Nutzung wird fortgesetzt, ohne dass der konkrete Vertragspartner bekannt ist.
Zur Feststellung der tatsächlichen Entgelte verpflichten sich die
Vertragspartner zur Übersendung von Namenslisten, sodass u. a. auch
gewährleistet ist, dass eine Person nur für eine Kulturgruppe das
Nutzungsentgelt entrichtet. Die Übersendung der Namenslisten wird in der Praxis
jedoch nur teilweise, fehlerbehaftet oder gar nicht vollzogen. Der damit
verbundene Verwaltungsaufwand steht in keinem Verhältnis zu den generierten
Entgelten.
Bereits in der Vorbereitung zum Abschluss der derzeitigen Nutzungs- und
Entgeltordnung wurde angeregt, kein Nutzungsentgelt von derartigen
Kulturgruppen zu erheben. Eine mögliche Umsetzung könnte wie folgt organisiert
werden:
·
Das Gemeindezentrum in Elmenhorst ist eine öffentliche Einrichtung zur Förderung des kommunalen, sozialen
und kulturellen Lebens
der Gemeinde Elmenhorst/Lichtenhagen.
Demnach kann die Gemeinde selbst zur Ermöglichung dieses Zweckes Räume für die
in den Kulturgruppen ausgeübten Inhalte nutzen. Eine durch die Gemeinde
beauftragte Person (ggf. Seniorenbeauftragte) würde die Koordinierung der
verschiedenen Gruppen und Zeiten in Abstimmung mit dem Objektverantwortlichen
übernehmen. Die beauftragte Person würde in Abstimmung mit dem Bürgermeister,
im Zweifelsfall mit der Gemeindevertretung, die zeitliche Anmeldung für die
jeweiligen Nutzungen -und Nutzungsarten- übernehmen. Die sogenannte
Kulturgruppe würde demnach lediglich ein zeitliches Angebot der Gemeinde in
einem Raum des Gemeindezentrums mit einem bestimmten Inhalt darstellen.
Beispielsweise könnte an einem Mittwoch in der Zeit von 18:00 Uhr bis 20:00 Uhr
im Raum Nr. 2 Skat, für bei der beauftragten Person gemeldeten Personen
(Personenkreis), angeboten werden. Ein Entgelt oder ein Beitrag ist nicht zu
entrichten.
·
Anstatt
eine Person mit der Organisation und Durchführung zu beauftragen, könnte auch
ein Verein, beispielsweise der Kulturverein, damit beauftragt werden. Mit dem
Verein könnte ein pauschaler Vertrag über ein zu entrichtendes Nutzungsentgelt
für die Räume im Gemeindezentrum geschlossen werden. Die Durchführung der
jeweiligen Veranstaltung (Bsp. Mittwoch Skat) obliegt dem Verein. Die
Refinanzierung des Nutzungsentgeltes könnte über Mitgliederbeiträge erfolgen.
Um mögliche Fehlentwicklungen der Nutzungsarten entgegen zu wirken, könnte in
dem Nutzungsvertrag zwischen Gemeinde und Verein vereinbart werden, dass die
einzelnen Nutzungszwecke in Absprache mit dem Bürgermeister, im Streitfall mit
der Gemeindevertretung abgestimmt werden. (Bsp. Skat ist vereinbar, gewerbliche
Weiterbildungsnachmittage nicht)
Die
neue Nutzungs- und Entgeltordnung für das Gemeindezentrum Elmenhorst wurde in
den Ausschüssen für Schule, Jugend, Kultur, Sport und Soziales sowie für
Gemeindeentwicklung, Bau, Verkehr und Umwelt am 25.01.2022 bzw. am 27.01.2022
(Fortführung am 22.02.2022) beraten.
Folgende Ergebnisse sind in den
Protokollen aufgenommen worden:
Ausschuss für Schule, Jugend,
Kultur, Sport und Soziales sowie für Gemeindeentwicklung:
Der
Vorschlag für die Nutzungs- und Entgeltordnung wird beraten.
Es gibt folgende Hinweise:
-
gemeindeinternen Kulturgruppen sollen keine Gebühren erhoben werden
-
Punkt
1 auf Seite 3 soll entfernt werden
-
Bauausschuss verhandelt die NEO GZ ebenfalls. Hier wird ein gemeinsames
Handeln empfohlen. Es soll Rücksprache mit dem
AWW gehalten werden.
Nach Rücksprache mit der
Ausschussvorsitzenden bezieht sich die Entfernung von Punkt 1 auf Seite 3 auf
die potentielle. Übertragung der Kulturgruppenverantwortung auf den
Kulturverein. Dies wäre derzeit nicht umsetzbar.
Ausschuss für Gemeindeentwicklung, Bau,
Verkehr und Umwelt
Der Ausschuss empfiehlt die
vorliegende Nutzung- und Entgeltordnung zu beschließen.
Kulturgruppen sind ebenfalls
kostenfrei zu erfassen. Dazu die Definition „Was ist eine Kulturgruppe?“
Eine Schlüsselordnung ist zu
erarbeiten. Diese ist jährlich zu prüfen.
Abstimmung:
7 Ja-Stimmen 0 Nein-Stimmen 0 Enthaltungen
Die Aufnahme einer Definition sog. Kulturgruppen innerhalb der Nutzungs- und Entgeltordnung ist abdingbar, da diese die Regeln für die Vergabe der beschriebenen Räumlichkeiten an Dritte aufstellt. Die aufgeführte Änderung im Umgang mit sog. Kulturgruppen beinhaltet die Schaffung von Angeboten der Gemeinde für bestimmte Personengruppen mit verschiedenen Inhalten (bspw. Skat, Rommé, Seniorennachmittag etc.). Dies hat zur Folge, dass die Gemeinde selbst die Räume des Gemeindezentrums zu bestimmten Zeiten nutzt. Eine Eigennutzung muss nicht in der Nutzungs- und Entgeltordnung geregelt werden. Die Schaffung der entsprechenden Angebote soll in Absprache mit der beauftragten Person bzw. einem beauftragten Verein erfolgen.
Die Erarbeitung, Fortführung und jährlicher Prüfung einer Schlüsselordnung steht im Zuständigkeitsbereich des Objektverantwortlichen der Gemeinde.
Anlagen
Kalkulation Nutzungsentgelte GMZ 2022
Entwurf Nutzungs- und Entgeltordnung GMZ
Beschlussvorschlag:
Die
Gemeindevertretung beschließt die vorliegende Nutzungs- und Entgeltordnung für
das Gemeindezentrum Elmenhorst.
Finanzielle
Auswirkungen
(X) Ja, im Rahmen des
Haushaltsplanes
Die Einnahmen aus Vermietung an Kulturgruppen würden ab dem 01.07.2022
wegfallen. Allerdings wurden im I. Quartal bereits mehr als die Hälfte der
kalkulierten Einnahmen für 2022 generiert, sodass erwartet wird, dass mit
Abrechnung des II. Quartalts die angesetzten Einnahmen für das Haushaltsjahr
2022 erzielt werden können.
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Einvernehmen erteilt Bürgermeister |
fachliche Richtigkeit Fachbereichsleiter/in |
haushaltsrechtliche Richtigkeit Fachbereichsleiterin Finanzverwaltung |