Beschluss zur Einführung der Fachanwendung ALLRIS zur Restrukturierung des Sitzungsmanagements

Problembeschreibung/Begründung:

Es standen mit ALLRIS 4 und SESSION asp zwei Verfahren zur Auswahl.

Die Anschaffungskosten und die jährlichen Kosten von ALLRIS 4 und SESSION asp gegeneinander aufgerechnet ergeben, dass sich die höheren Anschaffungskosten von ALLRIS 4 nach ca. 6 Jahren amortisieren.

In den vergangenen Hauptausschusssitzungen wurde wiederholt über die Vor- und Nachteile der Umstellung des Sitzungsdienstprogramms beraten. Erfahrungen von Nutzern wurden in die Entscheidungsfindung einbezogen.

Die Terminplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen der verschiedenen Gremien, aber auch die Erstellung von Vorlagen und deren Einbringung in den Beratungsvorgang sind wesentlich übersichtlicher und effizienter. Sämtliche Unterlagen können als elektronische Dokumente vorgehalten werden, notwendig Mitzeichnungen oder Freigaben erfolgen workflowbasiert.

Es wird eingeschätzt, dass ALLRIS viele Vorteile gegenüber Session bietet, sowohl für die Nutzung durch die Verwaltungsmitglieder als auch für die Nutzung durch die Gremienmitglieder. 

Anlagen: keine

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt, die Fachanwendung für den Sitzungsdienst und die Gemeinden des Amtes Warnow-West im Zuge der IT-Konsolidierung auf das zentral gehostete Verfahren ALLRIS umzustellen, welches auch eine auf mobilen Endgeräten lauffähige APP zur Nutzung durch die Mitglieder der Gremien enthält.