Sitzung: 22.04.2021 Amtsausschuss Amt Warnow-West
Der Amtsvorsteher
informiert wie folgt:
Personalangelegenheiten:
- Zum 31.03.2021 hat uns Herr Oliver Schröder
auf eigenen Wunsch verlassen. Zum 01.04.2021 wurde Frau Knopp für die Ausweis-,
Pass- und Meldebehörde eingestellt. Sie ist vom Bürgerbüro Amt Bützow-Land zu
uns gekommen.
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Neben
der Nichtbesetzung der Stelle des Fachbereichsleiters Bauverwaltung ist längerfristig
auch einer der Techniker ausgefallen, so dass Aufgaben von den weiteren
Mitarbeiter/innen übernommen werden müssen. Dieses erweist sich im Hoch- und
Tiefbaubereich zunehmend schwieriger, weshalb wir im März beginnen mussten,
Bearbeitungsprioritäten zu setzen. Soweit das spürbare Auswirkungen auf die
Gemeinden haben wird, werden die betreffenden Mitarbeiter/innen die
Bürgermeister(in) ansprechen. Eine deutliche Bearbeitungszunahme verzeichnen
wir auch in der Bauleitplanung, da mehrere Gemeinden in diesem Jahr begonnen
haben, entsprechende Verfahren zu starten und auf zeitnahe Umsetzung dringen.
- Vorrübergehend wird uns hierbei Frau
Albrecht unterstützen.
Organisatorisches:
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Weiterhin
sind die Mitarbeiter des Hauses angewiesen Kundenkontakte, soweit möglich, zu
reduzieren und die Kommunikation vorrangig via Telefon, E-Mail oder Post zu
führen. Für erforderliche persönliche Kontakte werden grundsätzlich Termine
vergeben. Diese werden zeitlich so vergeben, dass Begegnungen zwischen
Einwohnerinnen und Einwohnern im Wartebereich möglichst vermieden werden. Im
Grundsatz ist dieses Verfahren praktikabel.
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Allein
bei der Ausweis-, Pass- und Meldebehörde, als wesentlicher Ansteuerungspunkt im
Haus für Einwohnerinnen und Einwohner ergeben sich längere Terminvorlaufzeiten.
Wir verzeichnen weiterhin eine zunehmende Inanspruchnahme von Anmeldungen für
einen Präsenztermin. Die Vorlaufzeit (Tag der Terminabstimmung bis zum Termin
vor Ort) beträgt mit Stand 31.03. dreieinhalb Wochen. Gearbeitet wird im 15-Minuten-Termin-Takt,
auch an Schließtagen.
- Auf Grundlage der
SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung wurde im Amt seit dem 18.01.2021 im
wöchentlichen Wechsel den Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice angeboten.
Diese Maßnahme ist entsprechend der Verordnung zunächst bis zum 30.06.2021
befristet. Vor allem Mitarbeiter, deren Arbeitsprozesse weitgehend elektronisch
verlaufen, wurde dieses Angebot angenommen.
- Rückblickend kann festgestellt werden, dass
die Aufgabenerledigung und Erreichbarkeit der Mitarbeiter sehr gut
funktioniert.
- Seit Ende März wird die Luca App zur
Registrierung der Besucher im Amtsgebäude genutzt. Auch bei Sitzungen
kommunaler Gremien, die durch den Sitzungsdienst betreut werden, ist eine
entsprechende Registrierung möglich.
Finanzen:
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Die
Maßnahme Neubau der Sporthalle der Warnowschule Papendorf soll fortgeführt
werden. Zur Ausfinanzierung wurde der 1. Nachtragshaushalt des Amtes
erarbeitet. Infolge werden für alle die Maßnahme finanzierenden Gemeinden
Nachtragshaushalte erforderlich.
- Im abgelaufenen Quartal wurden die
Jahresrechnungen 2016 mit der Prüfung der Gemeinde Papendorf abgeschlossen. Für
das Amt sowie die Gemeinden Pölchow und Ziesendorf wurden die Jahresabschlüsse
2017 für die Prüfung fertiggestellt. Die Abschlüsse 2017 der übrigen Gemeinden
befinden sich in Bearbeitung und sollen bis zur Sommerpause fertiggestellt
sein.
Die Prüfung der Baumaßnahme Neubau Sporthalle WSP wurde ebenfalls mit dem Jahr
2017 fortgesetzt.
- Die Anmeldung der Haushaltsreste erfolgte
weitgehend fristgemäß bis Ende Februar. Abstimmung und Überleitung werden
laufend vorgenommen, verzögern sich aber durch den krankheitsbedingten Ausfall
der zuständigen Sachbearbeiterin zumal sowohl Anzahl als auch Höhe der
Haushaltsreste weiter zugenommen haben.
Bürgerdienste:
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Abstimmung
mit Leitung der Warnowschule
Ein Austausch zwischen
Schulleitung und Amt war quartalsweise beabsichtigt. Aufgrund kurzfristiger Änderungen
im Schulbetrieb wurde der am 25.03.2021 geplante Termin durch die Schule auf
den 28.04.2021 verschoben.