TOP Ö 6: Bericht des Amtsvorstehers

Der Amtsvorsteher informiert wie folgt:

 

Personalangelegenheiten:

-       Zum 31.03.2021 hat uns Herr Oliver Schröder auf eigenen Wunsch verlassen. Zum 01.04.2021 wurde Frau Knopp für die Ausweis-, Pass- und Meldebehörde eingestellt. Sie ist vom Bürgerbüro Amt Bützow-Land zu uns gekommen.

-       Neben der Nichtbesetzung der Stelle des Fachbereichsleiters Bauverwaltung ist längerfristig auch einer der Techniker ausgefallen, so dass Aufgaben von den weiteren Mitarbeiter/innen übernommen werden müssen. Dieses erweist sich im Hoch- und Tiefbaubereich zunehmend schwieriger, weshalb wir im März beginnen mussten, Bearbeitungsprioritäten zu setzen. Soweit das spürbare Auswirkungen auf die Gemeinden haben wird, werden die betreffenden Mitarbeiter/innen die Bürgermeister(in) ansprechen. Eine deutliche Bearbeitungszunahme verzeichnen wir auch in der Bauleitplanung, da mehrere Gemeinden in diesem Jahr begonnen haben, entsprechende Verfahren zu starten und auf zeitnahe Umsetzung dringen.

-       Vorrübergehend wird uns hierbei Frau Albrecht unterstützen. 

 

Organisatorisches:

-       Weiterhin sind die Mitarbeiter des Hauses angewiesen Kundenkontakte, soweit möglich, zu reduzieren und die Kommunikation vorrangig via Telefon, E-Mail oder Post zu führen. Für erforderliche persönliche Kontakte werden grundsätzlich Termine vergeben. Diese werden zeitlich so vergeben, dass Begegnungen zwischen Einwohnerinnen und Einwohnern im Wartebereich möglichst vermieden werden. Im Grundsatz ist dieses Verfahren praktikabel.

-       Allein bei der Ausweis-, Pass- und Meldebehörde, als wesentlicher Ansteuerungspunkt im Haus für Einwohnerinnen und Einwohner ergeben sich längere Terminvorlaufzeiten. Wir verzeichnen weiterhin eine zunehmende Inanspruchnahme von Anmeldungen für einen Präsenztermin. Die Vorlaufzeit (Tag der Terminabstimmung bis zum Termin vor Ort) beträgt mit Stand 31.03. dreieinhalb Wochen. Gearbeitet wird im 15-Minuten-Termin-Takt, auch an Schließtagen.

 

 

-       Auf Grundlage der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung wurde im Amt seit dem 18.01.2021 im wöchentlichen Wechsel den Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice angeboten. Diese Maßnahme ist entsprechend der Verordnung zunächst bis zum 30.06.2021 befristet. Vor allem Mitarbeiter, deren Arbeitsprozesse weitgehend elektronisch verlaufen, wurde dieses Angebot angenommen.

-       Rückblickend kann festgestellt werden, dass die Aufgabenerledigung und Erreichbarkeit der Mitarbeiter sehr gut funktioniert.

 

-       Seit Ende März wird die Luca App zur Registrierung der Besucher im Amtsgebäude genutzt. Auch bei Sitzungen kommunaler Gremien, die durch den Sitzungsdienst betreut werden, ist eine entsprechende Registrierung möglich.

 

 

Finanzen:

-       Die Maßnahme Neubau der Sporthalle der Warnowschule Papendorf soll fortgeführt werden. Zur Ausfinanzierung wurde der 1. Nachtragshaushalt des Amtes erarbeitet. Infolge werden für alle die Maßnahme finanzierenden Gemeinden Nachtragshaushalte erforderlich.

-       Im abgelaufenen Quartal wurden die Jahresrechnungen 2016 mit der Prüfung der Gemeinde Papendorf abgeschlossen. Für das Amt sowie die Gemeinden Pölchow und Ziesendorf wurden die Jahresabschlüsse 2017 für die Prüfung fertiggestellt. Die Abschlüsse 2017 der übrigen Gemeinden befinden sich in Bearbeitung und sollen bis zur Sommerpause fertiggestellt sein.
Die Prüfung der Baumaßnahme Neubau Sporthalle WSP wurde ebenfalls mit dem Jahr 2017 fortgesetzt.

 

-       Die Anmeldung der Haushaltsreste erfolgte weitgehend fristgemäß bis Ende Februar. Abstimmung und Überleitung werden laufend vorgenommen, verzögern sich aber durch den krankheitsbedingten Ausfall der zuständigen Sachbearbeiterin zumal sowohl Anzahl als auch Höhe der Haushaltsreste weiter zugenommen haben.

 

Bürgerdienste:

 

-       Abstimmung mit Leitung der Warnowschule

Ein Austausch zwischen Schulleitung und Amt war quartalsweise beabsichtigt. Aufgrund kurzfristiger Änderungen im Schulbetrieb wurde der am 25.03.2021 geplante Termin durch die Schule auf den 28.04.2021 verschoben.